Uitdaging:
De vraag naar aquathermie, duurzame benutting van watergerelateerde warme en koude bronnen, en gerelateerde diensten uit het bedrijfsleven neemt een steeds hogere vlucht. Hoogheemraadschap Rijnland is als waterschap de bronhouder van zowel Thermische Energie uit Oppervlaktewater (TEO) als Thermische Energie uit Afvalwater (TEA).
Rijnland ontvangt als organisatie steeds meer energievraagstukken rondom dit onderwerp van buitenaf. Deze vraagstukken, veelal met een commercieel karakter, gaan vaak over restwarmte en zonneweides. Deze aanvragen komen op verschillende punten binnen bij Rijnland, en soms leidt dit ertoe dat de aanvragen ook op verschillende manieren worden behandeld. Om zwevende aanvragen te voorkomen en initiatiefnemers inzicht te geven in de status van hun aanvraag, had het hoogheemraadschap de wens om voor aquathermie-gerelateerde aanvragen een nieuw proces in te richten.
Aanpak:
Met behulp van een Design Sprint hebben we gekeken hoe het verloop van deze aanvragen zo goed mogelijk kan worden opgepakt door Rijnland. Met een gevisualiseerd to-be proces hebben we met alle betrokken stakeholders gekeken hoe dit toekomstige proces er realistisch en haalbaar uit moet komen te zien.
Om het overzichtelijk te houden, is besloten in deze sprint de nadruk te leggen op TEA-aanvragen. Daarbij heeft het multidisciplinaire sprintteam van Rijnland zich de volgende vragen gesteld:
● Hoe kan het toekomstige Thermische Energie Afvalwater-proces worden ingericht?
● Kunnen we komen tot een vast proces, zodat verschillende actoren en afdelingen binnen de organisatie weten wat van hen wordt verwacht?
De bovengenoemde vragen hebben we geprobeerd te beantwoorden met behulp van een gevisualiseerd ‘Proces to Be’. Door zes interviews te houden met verschillende personen binnen Rijnland die direct of indirect betrokken zijn bij dit proces, is feedback verzameld om het vernieuwde proces te valideren.
Resultaten:
Samen met het team hebben we een goed beeld gekregen van de logistieke weg die een TEA-aanvraag dient af te leggen binnen Rijnland als organisatie. Het team heeft vijf nieuwe elementen bedacht om het toekomstige proces zo goed mogelijk in te richten.
Over Hoogheemraadschap Rijnland:
Het hoogheemraadschap van Rijnland is een van de eenentwintig waterschappen die Nederland telt. Het is gevestigd in Leiden. Het gebied waarin Rijnland werkt, strekt zich uit van Wassenaar tot Amsterdam en van IJmuiden tot Gouda.
